Procedura AML - co to za dokument i czy tylko dokument?
Czym jest procedura AML?
Procedura AML określa sposób, w jaki instytucja obowiązana realizuje obowiązki wynikające z przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Powinna odpowiadać na podstawowe pytania:
-
Co należy zrobić?
-
Kiedy należy to zrobić?
-
Kto jest za to odpowiedzialny?
-
Jak należy udokumentować wykonanie obowiązku?
-
Co zrobić, jeżeli pojawi się sytuacja nietypowa lub podwyższonego ryzyka?
Dobrze przygotowana procedura porządkuje proces AML i pozwala osobom odpowiedzialnym za jego realizację działać według jasno określonych zasad.
Jednocześnie nie powinna być oderwana od rzeczywistości przedsiębiorstwa.
Procedura przygotowana dla małego biura rachunkowego nie powinna wyglądać tak samo jak dokumentacja dużej instytucji finansowej.
Co powinna zawierać procedura AML?
Zakres dokumentacji zależy od rodzaju działalności oraz obowiązków, które dotyczą konkretnej instytucji obowiązanej.
W zależności od potrzeb procedura może regulować między innymi:
-
Identyfikację i weryfikację klienta
-
Określenie, jakie informacje należy pozyskać od klienta, w jaki sposób potwierdzić jego tożsamość oraz kiedy należy przeprowadzić odpowiednie czynności.
-
Identyfikację beneficjenta rzeczywistego
-
Określenie sposobu ustalania beneficjenta rzeczywistego, weryfikowania jego danych oraz postępowania w przypadku bardziej złożonych struktur własnościowych.
-
Ocenę ryzyka
-
Określenie sposobu klasyfikowania klientów i sytuacji pod kątem ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.
-
Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego
-
Opisanie sposobu stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa finansowego w zależności od poziomu ryzyka.
-
Monitoring relacji z klientem
-
Określenie zasad bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych i — w zakresie wymaganym przepisami — transakcji klienta.
-
Postępowanie w sytuacjach podwyższonego ryzyka
-
Wskazanie, jakie działania należy podjąć, gdy pojawią się okoliczności zwiększające ryzyko AML/CFT.
-
Dokumentowanie czynności AML
-
Określenie, jakie informacje i dokumenty powinny być przechowywane oraz w jaki sposób należy dokumentować wykonanie poszczególnych obowiązków.
-
Zasady postępowania w przypadku podejrzenia prania pieniędzy
Procedura powinna również określać sposób postępowania w sytuacji, gdy pojawią się okoliczności wymagające dalszej analizy lub podjęcia działań przewidzianych przepisami.
Dokumentacja powinna jasno wskazywać, kto w organizacji odpowiada za poszczególne elementy procesu AML i jakie są jego zadania.
Szkolenia i aktualizacja wiedzy W zależności od charakteru działalności procedura może również regulować zasady zapewnienia odpowiedniej wiedzy osobom wykonującym obowiązki związane z AML/CFT.
Nie każda procedura AML jest taka sama.
Nie istnieje jedna uniwersalna procedura, która będzie właściwa dla każdej instytucji obowiązanej.
Inne ryzyka występują w biurze rachunkowym, inne w kantorze, a jeszcze inne w podmiocie świadczącym usługi doradcze czy pośrednictwie w obrocie nieruchomościami.
Znaczenie mają również:
-
rodzaj klientów,
-
zakres świadczonych usług,
-
sposób pozyskiwania klientów,
-
skala działalności,
-
obszary geograficzne,
-
sposób realizacji transakcji,
-
struktura organizacyjna,
-
poziom rozpoznanego ryzyka.
Dlatego przed przygotowaniem dokumentacji analizujemy działalność Twojej firmy, aby procedura odpowiadała rzeczywistym potrzebom.